Wie erstellt man ein Benutzerkonto im ITMS?
Im Falle von Projektpartnern aus der Slowakei muss jeder Partner den „Antrag auf Kontoaktivierung“ ausfüllen, der auf der ITMS Website verfügbar ist. Die detaillierte Anleitung zur Erstellung eines Benutzerkontos in ITMS finden Sie unter https://zoak.itms21.sk/zoak?0.
Im Falle von Projektpartnern aus Österreich müssen die Daten in ein separates Excel-Formular eingetragen, das unter https://www.sk-at.eu/de/antrag-auf-aktivierung-des-benutzerkontos/ verfügbar ist, und dieses Formular an das Gemeinsame Sekretariat in Wien unter office@sk-at.eu geschickt werden. Es wird ein ITMS Formular generiert, welches an die Partner per E-Mail geschickt wird. Nachdem es vom zeichnungsberechtigten Vertreter der Projektpartnerorganisation unterzeichnet wurde, wird das unterschriebene Original per Post, oder im Falle einer qualifizierten elektronischen Unterschrift als PDF an die Verwaltungsbehörde gesandt (sk-at@mirri.gov.sk). Einige Tage darauf erhält man dann ein Benutzerkonto im ITMS. Bitte stimmen Sie den Prozess mit den Mitarbeitern im Technischen Sekretariat in Wien ab. Alle Projektpartner, die im Rahmen einer Partnerschaft den Förderantrag stellen, müssen ein ITMS Benutzerkonto haben. Dies gilt NICHT für die strategischen Partner.
Gibt es eine Anleitung zum Ausfüllen des Förderantrags in ITMS?
Die Anleitung zum Ausfüllen und Einreichen des Antragsformulars in ITMS (PIM_V_Anhang 1_Anleitung zur Einreichung) kann in slowakischer und deutscher Sprache unter folgendem Link heruntergeladen werden: https://www.sk-at.eu/download/pim_v_application-and-project-submission/.
Muss der ITMS-Förderantrag zweisprachig eingereicht werden?
JA. Der ITMS-Projektantrag, einschließlich des Budgets, muss in deutscher und slowakischer Sprache erstellt und eingereicht werden. Der Antrag kann nicht auf Englisch eingereicht werden.
Muss beim Ausfüllen des ITMS-Förderantrags die Kontaktperson für jeden Projektpartner im ITMS System angegeben werden oder reicht es aus, die Kontaktperson des Lead Partners anzugeben?
Die Kontaktperson wird für jeden einzelnen Projektpartner angeben.
Wer soll den ITMS-Förderantrag unterschreiben?
Der Projektantrag muss vom zeichnungsberechtigten Vertreter des Leadpartners unterzeichnet werden. Wenn die Leadpartnerorganisation mehr als einen gesetzlichen Vertreter hat, muss der Projektantrag von allen gesetzlichen Vertretern unterzeichnet werden. Die gesetzlichen Vertreter der Projektpartner müssen einen verpflichtenden Anhang zum Projektantrag unterzeichnen – die Kooperationsvereinbarung der Partner (Partnerschaftsvereinbarung Annex A.3).
Ist es notwendig, den Förderantrag einschließlich aller Anhänge in Papierform einzureichen?
NEIN. Der Antrag wird offiziell über das elektronische System ITMS eingereicht, einschließlich aller erforderlichen Anhänge. Es ist nicht notwendig, den Antrag unterschrieben in Papierform einzureichen.
Müssen alle Projektpartner ihren Sitz im Programmgebiet haben?
Der Projektpartnerschaft muss mindestens ein Projektpartner aus der Slowakei und ein Projektpartner aus Österreich angehören, die im Programmgebiet ansässig sind.
Der Leadpartner muss seinen Sitz im Programmgebiet haben. Organisationen außerhalb des Programmgebiets sollten nur in gut begründeten Ausnahmefällen an dem Projekt beteiligt sein. Ihre Beteiligung sollte sowohl für das Programmgebiet als auch für die Partnerschaft einen zusätzlichen Nutzen bringen.
Gibt es eine maximale/minimale Projektdauer?
NEIN. Die empfohlene Projektdauer beträgt 36 Monate. Eine längere Projektdurchführung muss im Förderantrag hinreichend begründet werden.
Sollen im ITMS Förderantrag, im Teil „Synergien“ nur Interreg-Projekte erwähnt werden?
NEIN. Es sollen mögliche Synergien von früheren oder bestehenden Projekten erwähnt werden.
Gibt es Kontaktstellen, bei denen die Projektidee konsultiert werden kann?
JA. Die Projektidee kann mit VertreterInnen der regionalen Stellen (https://www.sk-at.eu/regionale-forderstellen/) oder mit den Mitarbeitern des Gemeinsamen Sekretariats (https://www.sk-at.eu/de/gemeinsames-sekretariat/) besprochen werden.
Bekommen die slowakischen Projektpartner eine zusätzliche Kofinanzierung aus dem slowakischen Staatsbudget?
JA. Die slowakischen Projektpartner haben Anspruch auf eine Kofinanzierung aus dem slowakischen Staatsbudget. Der Höchstbetrag der Kofinanzierung aus dem Staatshaushalt für einzelne Einrichtungen ist in der Finanzierungsstrategie für den Programmplanungszeitraum 2021-2027 festgelegt, die auf der Website des Finanzministeriums der Slowakischen Republik veröffentlicht ist: EFRE-, ESF+-, KF-, FST- und ENRAF-Finanzierungsstrategie für den Programmplanungszeitraum 2021-2027 | Ministry of Finance of the Slovak Republic (mfsr.sk).
Müssen die strategischen Partner eine Partnerschaftsvereinbarung unterzeichnen und in der Vereinbarung den IBAN angeben?
Die Unterzeichnung der Partnerschaftsvereinbarung durch die strategischen Partner ist möglich aber nicht verpflichtend. Falls der Begleitausschuss die Beteiligung eines strategischen Partners an der Durchführung des Projekts ausdrücklich verlangt, erklärt dieser das Interesse an der Beteiligung am Projekt z. B. im Rahmen einer Absichtserklärung (Letter of Intent), die auf Anfrage vorzulegen ist. Die Angabe des IBAN ist nicht erforderlich.
Wie wird das Kriterium der gemeinsamen Projektvorbereitung nachgewiesen?
Die gemeinsame Vorbereitung wird durch die Dokumentation der Vorbereitungstreffen etc. nachgewiesen und im Rahmen des Projektantrags als eigenständig zu erstellender Annex A.4 eingereicht. Weitere Informationen dazu finden Sie im Handbuch zur Projektdurchführung Teil V.
Ist es möglich, die Erstattung von Projektvorbereitungskosten zu beantragen?
Im Rahmen des Programms sind je nach Art des Projekts zwei Formen der Erstattung der Projektvorbereitungskosten möglich:
- Für alle Projekte kann ein Pauschalbetrag von 6 250 EUR (Gesamtkosten) pro Projekt beantragt werden, wie im Handbuch zur Projektdurchführung angegeben. Dieser Betrag wird vom Leadpartner beantragt.
Die Aufteilung des Pauschalbetrags für die Projektvorbereitung zwischen den Projektpartnern wird auf Programmebene nicht überwacht. - Bei Investitionsprojekten erstattet das Programm zusätzlich zum Pauschalbetrag Ist-Kosten bis zur max. Gesamthöhe von 5 % des Projektbudgets, die unter die Kostenkategorie 4 (Kosten für externe Expertise und Dienstleistungen) fallen.
Kann die Abrechnungsmethode der Personalkosten im Laufe der Projektumsetzung geändert werden?
NEIN. Die gewählte Option kann während der Projektdurchführung nicht geändert werden. Jeder Projektpartner wählt bereits bei der Erstellung des Förderantrags eine der unten aufgeführten Personalkostenabrechnungsmethoden [(a), (b) oder (c)] aus. Die Methode gilt für alle Mitarbeiter der Partnerorganisation, die im Projekt arbeiten, und ist für die gesamte Projektdauer festgelegt.
Die Personalkosten werden im Rahmen des Programms auf der Grundlage einer der folgenden Methoden erstattet:
(a) Pauschalsatz von 20 %.
(b) Stundensatz, der nach der Berechnungsmethode „1720“ ermittelt wird
(c) Ist-Kosten Vollzeit oder Teilzeit mit einem festen Prozentsatz
Während der Projektdurchführung kann der Projektpartner eine Änderung der Methode c) Abrechnung der Ist-Kosten zwischen Vollzeit und Prozentsatz beantragen, jedoch nur in hinreichend begründeten Fällen.
Bei der Methode (a) ist die geltende Höchstgrenze von 20 % des Pauschalbetrags zu berücksichtigen, die auf 360 000 EUR festgesetzt ist.
Bei Methode (b) wird der Stundensatz vor der ersten Abrechnung festgelegt und ändert sich während der Durchführung des Projekts nicht.
Gibt es eine Obergrenze für die Abrechnung der 40 % Restkostenpauschale?
JA. Die Obergrenze liegt bei 240.000 EUR im Partnerbudget.
Wie hoch ist der Kofinanzierungssatz aus dem Europäischen Fonds für regionale Entwicklung (EFRE)?
Der EFRE Kofinanzierungssatz beträgt 80 %.
Welche Dokumente sollen die österreichischen Partner als Anhang A.6 vorlegen?
Alle österreichischen Partner legen ein Identifikationsdokument, z.B. einen Registerauszug vor.
Sollte dies für Körperschaften öffentlichen Rechts nicht möglich sein, wenden Sie sich bitte an das Technische Sekretariat in Wien.
Nach den PIM V sind die Punkte 7.1 – 7.5 im Projektantrag nicht auszufüllen. Ist es ausreichend, einen Hinweis darauf zu geben, dass diese Punkte in Abschnitt 16 Spezifische Felder ausgefüllt werden?
JA. Unter den Punkten 7.1 – 7.5 schreibt der Antragsteller „in den spezifischen Feldern beschrieben“ in das Kommentarfeld und füllt die erforderlichen Informationen in Feld 16 aus.
Wie viele Durchführungsorte müssen in ITMS eingetragen werden? Ist es notwendig, für jeden Partner mindestens einen Standort auszuwählen?
Alle tatsächlichen Projektstandorte müssen angegeben werden. Es sollte mindestens ein Durchführungsort pro Partner angegeben werden, da davon ausgegangen wird, dass jeder Partner an der Durchführung der Projektaktivitäten beteiligt ist.
Ist es möglich, „Projekt“ als Maßeinheit innerhalb der externen Expertise anzugeben und diesen Punkt im Kommentar näher zu beschreiben?
JA. Eine der Maßeinheiten für externe Expertise ist das „Projekt“. In diesem Fall ist es jedoch erforderlich, den Inhalt der Position in ihrer Beschreibung anzugeben.
Wo soll ich eine indikative Liste von Budgetposten einreichen, wenn ich den Pauschalbetrag von 40 % verwende?
Für die indikative Liste der Posten muss der Antragsteller den Anhang zu PIM V „A.2_Detailliertes Budget_V2“ verwenden, wo er unter „E. Detailliertes Budget des Partners“ unter „Pauschalbetrag“, Zeile 94, in der Zelle neben dem Pauschalbetrag von 40 % eine indikative Liste von Posten angibt (z. B. Workshop, Stühle, Computer, Konferenzen…).
Warum müssen die Antragsteller Anhang A.2_Detailliertes Budget_V2 vorlegen?
Der Anhang ist für Antragsteller nützlich, um die Prozentsätze der Pauschalbeträge in Excel zu berechnen, die tatsächlichen Budgets mit den Partnern vorzubereiten und die Grundlage zu bilden, die dann in ITMS eingegeben wird. Die Angaben im ITMS sind verbindlich. Er wird auch vom GS verwendet, um die Berechnung der Pauschalbeträge und die Wirtschaftlichkeit des Budgets während des Evaluierungsprozesses der Projektanträge zu überprüfen und zu bewerten.
Ist es erforderlich, dass jedes detaillierte Projektergebnis zu dem ausgewählten Programmergebnisindikator beiträgt?
Dies ist nicht erforderlich. Es muss mindestens ein messbarer Ergebnisindikator und sein Zielwert (Teil C in der Slim application Form) ausgewählt werden, um das Mindestkriterium der Auswahl mindestens eines messbaren Ergebnisindikators zu erfüllen. Sie können jedoch in Teil D auch die Ergebnisse angeben, die nicht zur Erreichung des messbaren Indikators, aber zur allgemeinen Nachhaltigkeit des Projekts beitragen.
Ist es notwendig, bei der Eingabe von messbaren Indikatoren in ITMS für alle messbaren Indikatoren den Abhängigkeitstyp „Maximalwert“ auszuwählen?
JA. Im Abschnitt „Abhängigkeitstyp des Indikators“ wird nur der Abhängigkeitstyp „Maximalwert“ ausgewählt – er wird als Zielwert für das Projekt verstanden.
Welcher Teil des Projekthandbuchs ist bei der Auswahl der Stellen und der Maßeinheiten für die Personalkosten zu beachten?
Die Auswahl der Arbeitspositionen und Maßeinheiten für die Personalkosten sollte sich an Teil III. des Handbuchs zur Projektdurchführung (PIM) orientieren. Gleichzeitig enthält Anhang Nr. 1 des PIM Teil V „Anleitung zum Ausfüllen und Einreichen des Förderantrags im öffentlichen Teil von ITMS“ Beispiele für Maßeinheiten innerhalb einzelner Budgetkategorien oder Kostenkategorien.
Da das Excel-Budget unter den Personalkosten neben der Positionsbeschreibung auch das Ausmaß des Arbeitsverhältnisses enthält, ist es notwendig, die Positionsbeschreibung und die Art des Arbeitsverhältnisses auch in ITMS aufzunehmen?
JA. Bei der Eingabe der Personalkosten im ITMS ist es notwendig, zusätzlich zur Positionsbeschreibung im Budgetkommentarfeld auch das Ausmaß des Arbeitsverhältnisses anzugeben, damit die Daten in ITMS alle Daten in den Excel-Budgets der einzelnen Partner enthalten.
Ist es im Falle eines „Teilzeit mit festem Prozentsatz“ erforderlich, einen festen Prozentsatz für jede betreffende Stelle anzugeben?
JA. Bitte geben Sie diese Informationen z.B. in einem Kommentar oder direkt im Titel des Budgetposten an.
Relevant für SK-Partner: Ist es notwendig die Anlage „Zustimmung und Angaben zur Beantragung eines Strafregisterauszugs“ für alle gesetzliche Vertreter (Statutar) vorzulegen?
JA. Für alle gesetzliche Vertreter (Statutar) muss ein Anhang eingereicht werden. Gleichzeitig müssen die betreffenden Personen in ITMS als „gesetzliche Vertreter“ eingestuft sein, um über die Funktion in ITMS direkt einen Strafregisterauszug vom GS anfordern zu können.Wird der Projektantrag von einer bevollmächtigten Person eingereicht, so muss im Namen dieser Person ein Strafregisterauszug vorgelegt werden.
Was sollte beim Ausfüllen der verpflichtenden Selbsterklärung für einen Projektpartner nicht vergessen werden?
Vergessen Sie beim Ausfüllen der Selbsterklärung für den Projektpartner nicht, den Abschnitt NATURA 2000 (insbesondere Abschnitt „C“) auszufüllen.
Muss die Vollmacht zur Vertretung des Leadpartners im Förderantragsverfahren gemäß Anhang A.5. immer mindestens die in der Anweisung unter „Liste der Anhänge zum Antragsformular“ genannten Elemente enthalten (insbesondere den Umfang der Vollmacht mit Angabe des konkreten Projekts, Unterschrift des Bevollmächtigten)?
Im Prinzip ja, aber wenn eine Vollmacht (Mandat, Ernennungsschreiben oder eine andere materiell relevante Vollmacht) zur Vertretung des Leadpartners vorliegt, die nicht alle erforderlichen Elemente enthält, insbesondere was die Identifizierung des spezifischen Förderantrags oder Projekts betrifft, aber klar ist, dass die bevollmächtigte Person berechtigt ist, den Leadpartner zu vertreten, ist es möglich, auch diese Vollmacht zu akzeptieren. Das Gemeinsame Sekretariat kann in diesem Fall zusätzliche Unterlagen (z. B. die Geschäftsordnung) anfordern.
Q&A von dem Webinar „Einreichung der deklarierten Ausgaben im ITMS-System“
Wo wird die Präsentation veröffentlicht?
Die Präsentation ist auf der Website des Programms unter der Rubrik „News“ zu finden.
Wird das Formular für die Liste der deklarierten Ausgaben (Belegaufstellung) noch veröffentlicht?
Die Ausgaben werden ausschließlich elektronisch über das System ITMS deklariert. Die Liste der deklarierten Ausgaben (Belegaufstellung) im xls-Format wird nicht veröffentlicht. Das System ermöglicht es Ihnen direkt in ITMS, die Liste der deklarierten Ausgaben (LDA) im xls-Format als Hilfsmittel zu exportieren. Das eigentliche Excel-Formular der LDA wird in dieser Programmperiode vom Partner nicht erstellt.
Werden die als 40 %-Pauschale deklarierten Ausgaben auch zur FLC Kontrolle mit den Unterlagen aus den öffentlichen Vergaben eingereicht?
Sie legen keine Buchungsunterlagen für die pauschalen Ausgaben zur Kontrolle vor. Obwohl Sie in ITMS keine „echten“ Buchhaltungsbelege einreichen, müssen Sie im System ITMS einen „virtuellen“ Buchungsbeleg in Höhe des beantragten Betrags für die Pauschale erstellen. Gleichzeitig sind Sie jedoch verpflichtet, die für Sie geltenden nationalen Rechtsvorschriften einzuhalten, d. h. auch die Bestimmungen des Gesetzes über öffentliche Vergaben, sofern diese für Sie relevant sind.
Wird PIM VII auch ins Slowakische übersetzt?
Ja, PIM VII wird sowohl ins Slowakische als auch ins Deutsche übersetzt.
Mein Zugang zu ITMS funktioniert nicht. Wie soll ich vorgehen?
Wir empfehlen, dem beigefügten Link zu folgen: https://www.sk-at.eu/de/antrag-auf-aktivierung-des-benutzerkontos/.
Ich sehe mein Projekt nicht in ITMS. Wie soll ich vorgehen?
Das Projekt wird in ITMS erst nach Abschluss des Fördervertrags sichtbar.
Werden bei den Personalkosten der Lohn des Arbeitnehmers und die Beiträge des Arbeitgebers getrennt erfasst?
Bei den Personalkosten werden der Lohn des Arbeitnehmers und die Beiträge des Arbeitgebers gemeinsam ausgewiesen.
Was kann ich tun, wenn ich feststelle, dass ich in der LDA einen Fehler gemacht habe (z. B. die falsche Kostenkategorie eingegeben habe)?
Wenn Sie die LDA noch nicht zur Überprüfung durch das System geschickt haben, können Sie die Daten bearbeiten, indem Sie auf das Bleistiftbild klicken. Wenn die LDA bereits übermittelt wurde, kann die nationale/regionale FLC-Stelle Sie auffordern, die Ausgaben zu vervollständigen und zu ändern oder den korrekten Betrag über das ITMS-System einzugeben. Der FLC-Kontrolleur ermöglicht Ihnen die Bearbeitung der Daten in der LDA.
Wie ist die korrekte Nummerierung der in das ITMS-System hochgeladenen Belege?
Die Nummerierung der Belege richtet sich nach der „Liste der Nummerierung und Benennung der Ausgabenbelege im ITMS“, zu finden im Anhang Nr. VII.5. zu PIM VII.
Wie kann man in ITMS einen Lieferanten anlegen, der keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hat?
Wenn der ausländische Lieferant keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hat, muss er als ausländischer Lieferant ohne Umsatzsteuer markiert werden. Dann öffnet sich das Feld „Art der ausländischen Unternehmensidentifikation“, in dem die Optionen „Registernummer“, „Umsatzsteuer-Identifikationsnummer“, „Sonstige“ oder „Umsatzsteuer“ angeboten werden. Nachdem Sie auf „Sonstige“ geklickt haben, füllen Sie das Feld „Identifikator der ausländischen Einheit“ aus.
Wo kann ich eine veröffentlichte Vorlage für den Aktivitätsbericht finden?
Der Aktivitätsbericht ist als Anhang Nr. VII.1 zu PIM VII auf der Homepage zu finden. Er kann unter dem Link https://www.sk-at.eu/download/pim-vii-project-implementation/ heruntergeladen werden.
Muss in ITMS auch ein Aktivitätsbericht erstellt werden? Muss er über die Funktion „Kommunikation“ gesendet werden?
Der Aktivitätsbericht wird nicht über ITMS erstellt. Der Partner reicht einen ausgefüllten und unterzeichneten Aktivitätsbericht ein, dessen Vorlage als Anhang Nr. VII.1 zu PIM VII beigefügt ist. Wenn der Partner keine Ausgaben für die Berichtsperiode einreicht, muss der ausgefüllte und unterzeichnete Aktivitätsbericht über die Funktion „Kommunikation“ in ITMS gesendet werden (siehe Anhang Nr. VII.4a zu PIM VII „Guidance on partner reporting without costs“). Wenn der Partner Ausgaben für die Berichtsperiode einreicht, muss der ausgefüllte und unterzeichnete Aktivitätsbericht als Beilage zur eingereichten Liste der deklarierten Ausgaben in ITMS hochgeladen werden.
Was sollte in Anhang Nr. VII.6, Liste der parallel laufenden Projekte, zu PIM VII in der Spalte „Projektstatus“ angegeben werden?
In der Spalte „Projektstatus“ geben Sie den Durchführungsstatus des Projekts an, indem Sie aus den Optionen in der Dropdown-Liste auswählen (eingereicht, genehmigt, in Umsetzung, abgeschlossen).
Wie sind die Posten der Buchungsbelege (Personalkosten) bei der Meldung der Personalkosten in ITMS einzugeben?
Es reicht aus, wenn Sie für den gesamten Zeitraum, für den Sie die Ausgaben deklarieren, eine Zeile pro Mitarbeiter eingeben.
Muss die Vollmacht für die Einreichung der LDA/Aktivitätsberichts notariell beglaubigt werden?
Eine notarielle Beglaubigung der Vollmacht ist nicht erforderlich. Sie muss jedoch von der unterschriftberechtigten Person unterzeichnet werden.
Wie wird der Betrag berechnet, der für das Gehalt eines Mitarbeiters geltend gemacht wird, wenn dieser Urlaub genommen hat (Personalkosten wurden als Echtkosten deklariert „Teilzeitbeschäftigte mit fixem Prozentsatz an Arbeitsleistung pro Monat)? % der Projektarbeit * Arbeitskosten (einschließlich Urlaubsgeld)?
Sie müssen den entsprechenden Prozentsatz der Gesamtarbeitskosten in einem bestimmten Monat für diesen Arbeitnehmer berechnen.
Wenn ein Arbeitnehmer ausschließlich an einem Projekt für den Arbeitgeber arbeitet, aber in Teilzeit (und diese Zeit ausschließlich der Projektarbeit widmet), ist es dann nicht erforderlich, eine Beschreibung der Arbeitstätigkeit im Projekt auszufüllen (Task assignment - Anhang Nr. III.2 zu PIM III)?
Für eine 100%ige Mitarbeit am Projekt wird nur dann eine Beschreibung der Arbeitstätigkeit im Projekt vorgelegt (Task assignment - Anhang III.2 der PIM III), wenn diese nicht im Arbeitsvertrag angeführt ist.
Ist es bei der Deklarierung von Personalkosten als „Echtkosten“ nicht erforderlich, einen Stundenzettel/Timesheet vorzulegen?
Im Falle der Deklarierung von Personalkosten in Form von „Echtkosten“ ist das Arbeitsblatt/der Stundenzettel/Timesheet nicht einzureichen.
Können die LDA-Daten automatisch in das ITMS System importiert werden?
Nein, Sie müssen jeden Buchungsbeleg, den Sie deklarieren, manuell in das System eingeben.
Ist es bei Verwendung des Stundensatzes nach der „1720-Methode“ erforderlich, für jeden Arbeitnehmer einen Buchungsbeleg hochzuladen, d. h. Anzahl der Stunden * fixierten Stundensatz?
Die „1720-Methode“ muss für jeden Mitarbeiter des Projekts für den jeweiligen Projektpartner angewendet werden. Bei Anwendung der „1720-Methode“ wird der Betrag für jeden Mitarbeiter aus den im Projekt geleisteten Stunden * dem festgelegten Stundensatz berechnet. Es ist möglich, die Personalkosten für den Berichtszeitraum in einem einzigen Buchungsbeleg zu erfassen, der in einem nächsten Schritt nach Projektmitarbeiter entsprechend dem Budget unterteilt werden muss.
Wie muss ich den Buchungsbeleg für die nach der „1720-Methode“ gemeldeten Personalkosten korrekt in das ITMS-System eingeben?
Falls Sie die Personalkosten nach der 1720-Methode deklarieren, erstellen Sie im ITMS-System einen Buchungsbeleg in Höhe der beantragten Mittel für den gesamten Berichtszeitraum und unterteilen diesen Buchungsbeleg im nächsten Schritt nach Mitarbeitern/Arbeitspositionen entsprechend dem Projektbudget. Als Anlage fügen Sie die monatlichen Zeiterfassungsbögen/Timesheets der Mitarbeiter für den Berichtszeitraum ein.
Ist es möglich, eine einzige pdf-Datei als Anhang zur Gehaltsabrechnung hochzuladen, die alle für die Gehaltsabrechnung relevanten Anhänge enthält?
Ja, es ist möglich, die Anlage zur Gehaltsabrechnung als eine einzige PDF-Datei hochzuladen, 1 PDF-Datei = 1 Mitarbeiter.
Wenn gezippte Dateien als Anhang in ITMS angehängt werden, wähle ich dann den Anhangstyp als „andere Anhänge“ in ITMS aus?
Ja, in diesem Fall wählen Sie die Kategorie „andere Anhänge“.
Ist es möglich, die Personalkosten für den jeweiligen Berichtszeitraum im ITMS im Buchungsbeleg zu erfassen oder ist eine Unterteilung der Personalausgaben nach Monaten erforderlich?
In ITMS ist es möglich, die Personalkosten aller Mitarbeiter für den Berichtszeitraum in einem Buchungsbeleg zu erfassen und in einem nächsten Schritt diesen Buchungsbeleg nach den Mitarbeitern im Projekt entsprechend dem Budget aufzuteilen.
Ist es notwendig, bei der Erstellung von Buchungsbelegen/Positionen von Buchungsbelegen die Namen bestimmter Mitarbeiter in das ITMS-System einzugeben?
In ITMS geben Sie nur die Arbeitsposition an - es ist notwendig, die Position in Bezug auf das Projektbudget zu nummerieren, um die Position eindeutig der Budgetlinie zuordnen zu können, aus der die Ausgabe abgerechnet wird.
Welche Dokumente werden bei freien Dienstnehmern benötigt, die nicht regelmäβige Gehälter haben?
Folgende Unterlagen werden benötigt: Arbeitsvertrag (freier Dienstvertrag); Task Assignment Document (detaillierte Jobbeschreibung im Projekt); Jahreslohnkonto; Zahlungsnachweise Netto Gehälter und Lohnnebenkosten; Berechnungsblatt pro Mitarbeiter; SV-Anmeldung; Ausschluss Doppelfinanzierung für parallellaufende Förderprojekte.
Ist es erforderlich, für jeden Buchungsbeleg, der auf der Grundlage der Echtkosten deklariert wird, neben der Lohnabrechnung des Arbeitnehmers und einer Übersicht über die im Monat geleisteten Arbeitsstunden auch den Arbeitsvertrag, die Zuordnung des Arbeitnehmers zum Projekt und die Zustimmung des Arbeitnehmers zur Überweisung seines Lohns auf das Konto als Anlage beizufügen? Oder reicht es aus, diese Dokumente nur für die erste LDA zu erfassen?
Der Arbeitsvertrag sowie die Zustimmung des Arbeitnehmers zur Überweisung seines Gehalts auf ein Bankkonto (nur SK Partner falls nicht im Arbeitsvertrag angegeben) sind nur für die erste LDA oder die LDA, in der der Arbeitnehmer seine Tätigkeit für das Projekt aufgenommen hat, oder für eine Änderung oder Ergänzung des Arbeitsvertrags vorzulegen. Sind die Personalkosten auf der Grundlage der Echtkosten deklariert, ist kein Stundenzettel/Timesheet einzureichen.
Erlaubt das ITMS-System die Eingabe des Mehrwertsteuerbetrages auch bei österreichischen Partnern?
Ja, das ITMS-System erlaubt die Bearbeitung des Feldes „Mehrwertsteuer“, d.h. es ist möglich, den entsprechenden Mehrwertsteuerbetrag einzugeben.
Gibt es ein Musterarbeitsblatt/Timesheet? Müssen auf dem Arbeitszeitblatt nur die geleisteten Stunden angegeben werden oder ist auch eine Beschreibung der Tätigkeiten erforderlich?
Derzeit gibt es kein Musterarbeitsblatt. Sie können einen eigenen Stundenzettel/Timesheet mit dem Namen und dem Logo des Programms und des Projekts erstellen, auf dem die im Rahmen des Projekts und außerhalb des Projekts geleisteten Arbeitsstunden sowie eine Beschreibung der durchgeführten Tätigkeiten angegeben sind.
Wenn der Arbeitnehmer in Vollzeit an dem Projekt arbeitet, d. h. zu 100 %, ist es dann notwendig, diesen Prozentsatz in den Arbeitsvertrag aufzunehmen?
Wenn aus dem Arbeitsvertrag hervorgeht, dass der Mitarbeiter Vollzeit am Projekt arbeitet, muss Anhang Nr.III.2 zu PIM III, Beschreibung der Arbeitstätigkeiten am Projekt, nicht vorgelegt werden. Enthält der Arbeitsvertrag diese Angabe jedoch nicht, muss auch Anhang Nr. III.2 zu PIM III, Beschreibung der Arbeitstätigkeit im Projekt, vorgelegt werden, in dem der Prozentsatz der Arbeit des Bediensteten im Projekt angegeben ist.
Was ist analytische Buchführung?
Die analytische Buchführung ist für Projektzwecke getrennt zu führen. Bei der Deklarierung der Echtkosten sind diese in der Buchführung so zu trennen, dass ihr Zusammenhang mit dem Projekt erkennbar ist.
Gibt es ein Muster für das Dokument „Bevollmächtigung des gesetzlichen Vertreters“?
Nein, ein solches Muster gibt es nicht.
Ist es notwendig, die Unterschriften auf Verträgen mit Arbeitnehmern, die in das ITMS-System hochgeladen werden, zu schwärzen?
Es besteht keine Notwendigkeit, die Unterschriften der Mitarbeiter auf den Verträgen zu überlappen. Sensible Daten sollten jedoch verschlüsselt werden, und das Passwort sollte per E-Mail an Ihren zuständigen nationalen/regionalen Kontrolleur gesendet werden.
